Fragen zur ISO 45001

Lange Zeit bildete der britische Standard BS OHSAS 18001 die Grundlage für die Zertifizierung eines international anerkannten Arbeits- und Gesundheitsschutz-Managementsystems. Im März 2018 ist die neue Norm ISO 45001 an seine Stelle getreten. Da uns in letzter Zeit viele Kundenanfragen zur neuen Norm erreichen, haben wir die wichtigsten Fakten für Sie zusammengestellt. 

Wie lang ist die Übergangsfrist?
Die Übergangsregelungen von der BS OHSAS 18001 zur ISO 45001 wurden von der IAF (International Accreditation Forum) weltweit verbindlich für alle Zertifizierungsstellen festgelegt. Es gibt eine dreijährige Übergangsfrist. Nach deren Ablauf am 11. März 2021 verlieren sämtliche Zertifikate nach OHSAS BS 18001:2007 ihre Gültigkeit. Bis zum Ablauf der Frist können Unternehmen im Rahmen eines Rezertifizierungs- oder Überwachungsaudits oder ggfs. eines Sonderaudits auf die neue Norm umstellen.

Wie sieht die Struktur der neuen Norm aus?
Die neue ISO 45001 folgt der sogenannten „High Level Structure“ (HLS). Diese sorgt durch ihre einheitliche Struktur für eine einfache Integration des neuen ISO 45001-Managementsystems in die vorhandenen ISO 9001 oder ISO 14001-Managementsysteme. Daraus ergeben sich zwei entscheidende Vorteile: Zum einen können Definitionen und Gliederungen einheitlich verwendet werden; zum anderen werden das Verständnis erleichtert und Synergien bei der Kombination unterschiedlicher Standards und Zertifizierungen ermöglicht. Das spart Zeit und Aufwand bei der Einführung der ISO 45001 im Unternehmen.

Was ist bei der Betrachtung von Risiken und Chancen bei der ISO 45001 zu beachten?
Die ISO 45001 verfolgt den Ansatz des risikobasierten Denkens. Das heißt, dass Unternehmen sich stärker als zuvor mit den für sie bestehenden Risiken und Chancen auseinandersetzen und diese entsprechend identifizieren müssen. Statt auf bereits eingetretene Folgen zu reagieren, planen Organisationen bereits im Vorfeld gezielt, wie sie mit potenziellen Auswirkungen verfahren. Die Betrachtung der Risiken und Chancen kann sich zum Beispiel auf Investitionen (neue Maschinen), die eigene Infrastruktur, Innovationen oder Lieferanten beziehen.

Wie hoch ist der Umstellungsaufwand im Rahmen eines Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudits?
Der Aufwand für die Umstellung auf die ISO 45001:2018 hängt unter anderem von der Reife und der Wirksamkeit des aktuellen Arbeitsschutz-Managementsystems ab. Daher wird die Durchführung einer Gap-Analyse dringend empfohlen, um den internen Handlungsbedarf zu bestimmen sowie die notwendigen Ressourcen und den Zeitplan festzulegen. Der IAF gibt den für die Umstellung auf die ISO 45001 notwendigen zusätzlichen Aufwand mit mindestens einem Audittag vor. Bei großen und komplexen Unternehmen ist mehr Aufwand erforderlich.

Was muss bei dem Wechsel im Rahmen der Rezertifizierung oder Überwachung in Bezug auf die Zertifikate beachtet werden?
Mit Abschluss des Rezertifizierungsverfahrens erhalten Sie die Zertifikate zur ISO 45001:2018 mit einer Laufzeit von drei Jahren. Die Laufzeit schließt sich an das vorherige Zertifikat an. Das bedeutet, das Ablaufdatum entspricht dem bisherigen Drei-Jahres-Zeitintervall (Ablauftag Alt-Zertifikat plus drei Jahre), wenn das Verfahren fristgerecht abgewickelt wird bzw. die Auditdurchführung und das NC-Management (Non-Conformity) termingerecht abgeschlossen sind. Beim Überwachungsaudit wird das neue ISO-45001-Zertifikat mit der aktuellen Laufzeit ausgestellt.

Wenn nicht im Rezertifizierungs- oder Überwachungsaudit umgestellt werden soll, welche Möglichkeit gibt es?
Es besteht die Möglichkeit, in einem Sonderaudit auf die ISO 45001 umzustellen. Dies ist ein zusätzlicher Audittermin zwischen den regulären Audits. Der Zusatzaufwand ist höher als im Rahmen des Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits. Dies resultiert aus dem zusätzlichen Aufwand an Vor- und Nachbereitung und ggf. der Berücksichtigung von Veränderungen seit dem letzten Audit. Zusätzlich fallen hier Reisekosten an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Ihnen noch zum Wechsel auf die neue Norm fehlt, können wir Ihnen auch gerne ein "Gap-Audit" oder Vor-Audit anbieten. Das Gap-Audit kann z.B. an das nächste Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit angehängt werden. Senden Sie uns einfach eine kurze Nachricht, wenn Sie dazu weitere Informationen oder ein Angebot benötigen.

Ist es ratsam, sich bei Erstzertifizierungen nur noch mit der neuen Norm auseinanderzusetzen?
Wenn das Unternehmen jetzt mit der Implementierung eines Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystems beginnt, ist es sinnvoll, sich direkt mit der neuen Norm ISO 45001:2018 auseinanderzusetzen. Wenn zwingend kurzzeitig eine Zertifizierung benötigt wird und das Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystems bereits nach OHSAS 18001 aufgebaut worden ist, kann es hilfreich sein, sich zunächst nach BS OHSAS 18001:2007 zertifizieren zu lassen und das Upgrade in der verbleibenden Übergangsfrist durchzuführen.

Wie ist das Verfahren beim Transfer von einer anderen Zertifiziergesellschaft?
Zunächst wird das Transferaudit durchgeführt und ein Zertifikat nach BS OHSAS 18001:2007 ausgestellt. Zeitnah nach Zertifikatsausstellung kann mit einem Audit auf die ISO 45001:2018 umgestellt werden. Für den Zusatzaufwand gelten die gleichen Regeln wie bei einer Umstellung im Rezertifizierungs-, Überwachungs- oder Sonderaudit. Unternehmen können auch den Transfer mit der BS OHSAS 18001:2007 durchführen und dann im folgenden Überwachungsaudit den Wechsel zur ISO 45001 durchführen.

Was ändert sich bei der Auditdurchführung?
Bei der Auditdurchführung ist darauf zu achten, dass die in der Norm und den Akkreditierungsvorgaben genannten Beteiligen angemessen berücksichtigt werden. Die Teilnehmer sind hinsichtlich ihrer Aufgaben in der ISO 45001 klarer benannt: 

• das Management mit der rechtlichen Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
• Führungskräfte sowie permanent und temporär beschäftigte Mitarbeitende
• Arbeitnehmervertreter mit Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
• das für die Überwachung der Gesundheit der Mitarbeitenden zuständige Personal, zum Beispiel Betriebsärzte und Krankenschwestern.

Im Audit sollten nach Möglichkeit das Management und Mitarbeitende von Auftragnehmern (Kontraktoren) auf dem Werksgelände der auditierten Organisation befragt werden.