Das IMS im Überblick: Integriertes Managementsystem einfach erklärt
Managementsysteme erhöhen die Kundenzufriedenheit, machen Prozesse effizienter und sparen Kosten ein. Außerdem tragen sie dazu bei, Vorgaben des Gesetzgebers zu erfüllen, ob im Umweltschutz oder bei der Arbeitssicherheit. Allerdings können sie auch beträchtlichen Mehraufwand mit sich bringen. Das gilt vor allem, wenn mehrere Managementsysteme nebeneinander existieren, wie es früher die Regel war.
Die große Mehrheit aller Unternehmen setzt deshalb heute auf ein „IMS“, ein integriertes Managementsystem. Nach dem Motto „eines statt viele“ vereint dieses unterschiedliche Managementsysteme. Im Idealfall entsteht so ein ganzheitliches System, in dem sich die einzelnen Teile perfekt ergänzen. Hier erfahren Sie mehr über Vorteile und Aufbau eines integrierten Managementsystems und warum es auch bei einem IMS wichtig ist, verschiedene Blickwinkel zu beachten.
Warum ein integriertes Managementsystem besser ist als viele separate
Qualität, Umweltschutz, Arbeitsschutz – Managementsysteme verursachen durch parallele Dokumentation und andere Doppelarbeit einen hohen zeitlichen, finanziellen und personellen Aufwand. Mehrere Audits treiben diesen zusätzlich in die Höhe.
Außerdem können Zielkonflikte auftreten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Umweltziele im Widerspruch zu kurzfristigen Gewinnzielen stehen oder Qualitätsziele die Kosten zunächst erhöhen.
Nicht zuletzt wirken sich mehrere separate Managementsysteme ungünstig auf die Transparenz und damit die Akzeptanz unter Mitarbeitenden aus.
Integriertes Managementsystem: Vorteile
Ein integriertes Managementsystem bringt dagegen folgende Vorteile mit:
- Reduzierter Aufwand für Dokumentation
- Mehr Effizienz und niedrigere Kosten durch Synergien und ganzheitliche Prozesse
- Übergreifende Betrachtung von Chancen und Risiken
- Integrative, prozessorientierte Audits und Managementreviews für mehrere Managementsysteme
- Harmonisierung von Zielvorgaben
- Höhere Transparenz und damit höhere Akzeptanz bei Mitarbeitenden
Voraussetzung, um von diesen Vorteilen zu profitieren, ist zum einen die Bereitschaft, Verantwortungen zu bündeln und Ressortgrenzen im Unternehmen zu überschreiten. Zum anderen ist eine gemeinsame Struktur von zentraler Bedeutung für integrierte Managementsysteme. Hier kommt die High Level Structure ins Spiel.
High Level Structure – zentrale Basis für (integrierte) Managementsysteme
Bei der High Level Structure handelt es sich um eine Basisstruktur, die allen modernen ISO-Managementsystemnormen zugrunde liegt. Dazu gehören unter anderem die Normen
- Qualitätsmanagement ISO 9001,
- Umweltschutz ISO 14001,
- Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ISO 45001 und
- Energiemanagement ISO 50001.
Erstmals veröffentlicht wurde die HLS 2012. Sie gliedert sich in zehn Kapitel:
1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweisungen
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung (für das Managementsystem)
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leitung
10. Verbesserung
Wie viele Unterkapitel ein Kapitel hat, hängt von der Norm und ihren jeweiligen Inhalten ab.
Diese standardisierte Struktur und die Einführung gemeinsamer Definitionen und Begriffe machen es leichter, ein integriertes Managementsystem zu betreiben und dieses um neue Bestandteile zu ergänzen.
Schnittstellen und Synergien zwischen Managementsystemen nutzen
Ein integriertes Managementsystem hat unter anderem den großen Vorteil, dass sich Schnittstellen und Synergien damit besser nutzen lassen.
Integrierte Managementsysteme für Qualitätsmanagement, Umweltschutz und Arbeitssicherheit
Besonders hoch sind die Synergien zwischen Energiemanagement und Umweltschutzmanagement. Schließlich verursacht ein hoher Energieverbrauch viel CO2 und stellt somit immer eine Umweltbelastung dar. Allein dadurch ist das Thema „Energie“ ein wichtiger Bestandteil von Umweltmanagements in Unternehmen. Arbeitssicherheit und Umweltschutz überschneiden sich zum Beispiel bei der sicheren Verwendung von Gefahrstoffen.
Dagegen sind die Unterschiede zwischen Umweltschutzmanagement und Qualitätsmanagement bedeutender. Das heißt nicht, dass die Systeme im Widerspruch zueinanderstehen. Denn hocheffiziente Maschinen schonen in aller Regel auch die Umwelt. Zudem legen Verbraucher zunehmend Wert auf ressourcensparende Herstellung und Nachhaltigkeit im Allgemeinen. Dennoch ist der Fokus von Qualitätsmanagementsystemen primär auf die Kundenzufriedenheit ausgerichtet und nicht auf die Ressourceneffizienz, die Arbeitsumgebung oder den Klimaschutz.
Wichtig: Auch ein integriertes Managementsystem verlangt unterschiedliche Perspektiven
Auch in einem integrierten Managementsystem ist es wichtig, die unterschiedlichen Blickwinkel zu beachten, die seinen einzelnen Teilen zugrunde liegen. Liegt der Fokus im Umweltmanagement auf der Umwelt, so stehen im Produktmanagement die Produktqualität und der Kunde im Zentrum. Beides hat im ersten Moment wenig miteinander zu gemein. Dies zu berücksichtigen und im IMS zwischen verschiedenen Perspektiven zu wechseln, trägt entscheidend dazu bei, dass die einzelnen Teile und damit das große Ganze reibungslos funktionieren.
Ihr Ansprechpartner
Produktmanager Umweltschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz
Große Bahnstraße 31, 22525 Hamburg
Tel.: +49 40 8557-2712
Fax: +49 40 8557-2958
gklingberg@tuev-nord.de