Interne Audits durchführen und strategische Vorteile sichern

Audits genießen nicht den besten Ruf in Betrieben oder Organisationen. Sie kosten Zeit, binden Ressourcen und ziehen oft Kritik statt Anerkennung nach. Auditor:innen sehen sich häufig mit diesen Vorurteilen konfrontiert. Doch ihre Rolle ist essenziell: Regelmäßige Audits sind für jedes zertifizierte Managementsystem obligatorisch – sei es in den Bereichen Qualität, Medizinprodukte, Umwelt, Energie, Arbeitsschutz- oder Informationssicherheit. 

Ein Blick auf den lateinischen Ursprung des Wortes (audire = „zuhören“) kann helfen, ein besseres Verständnis für den tatsächlichen Zweck von Audits zu entwickeln. Um gängige Vorurteile abzubauen und die Vorteile von Audits besser zu verstehen, beantworten wir im Folgenden diese zentralen Fragen:

Bei einem Audit begutachten qualifizierte Mitarbeitende Prozesse oder Qualitätssysteme meist vor Ort durch Inspektionen oder Prüfungen, um die Einhaltung von Anforderungen sicherzustellen. Eine solche Überprüfung kann sich auf eine gesamte Organisation, spezifischen Funktionen, Prozesse oder Produktionsschritte beziehen. Manche Audits dienen administrativen Zwecken wie der Prüfung von Dokumenten, Risiken, Leistungen oder der Kontrolle von Korrekturmaßnahmen. 

Audits leisten aber mehr als reine Prüfungsarbeit – sie schaffen Mehrwert auf zahlreichen Ebenen. Sie bilden die Grundlage für nachhaltigen Erfolg und stärken Vertrauen und Sicherheit.  

Neben den unterschiedlichen Audit-Arten lässt sich auch zwischen internen und externen Audits differenzieren. Während interne Audits vor allem der Optimierung eigener Prozesse dienen, spielen externe Audits eine zentrale Rolle bei der Bewertung durch Geschäftspartner:innen oder unabhängige Organisationen. 

Neben Teamfähigkeit und einem guten Zeitmanagement müssen Auditor:innen zahlreiche weitere Kompetenzen mitbringen, um die bevorstehenden Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.  

• Umfassende Fachkenntnisse über die zu prüfenden Prozesse, Geschäftsfelder oder Branchen sowie alle relevanten Auditkriterien, Verfahren, Normen und Standards. Bei spezifischen Regelwerken sollte sichergestellt werden, dass Auditor:innen die entsprechenden Kompetenzen besitzen. 
• Die Fähigkeit, komplexe Daten und Informationen zu interpretieren, Muster und Zusammenhänge zu erkennen und stichhaltige Folgerungen daraus zu ziehen.  
• Ein objektiver Blick und kritisches Denkvermögen, um Risiken und Schwächen zu identifizieren sowie praktikable Lösungsansätze zu entwickeln.  
• Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit für gezielte und klare Fragestellungen, aktives Zuhören und eine verständliche und überzeugende Präsentation der Auditergebnisse und Lösungsvorschläge.  

Zudem sollte dokumentiert sein, dass Auditor:innen über relevante Erfahrungen, eine angemessene Ausbildung oder gezielte Schulungen verfügen. 

Sofern Zertifizierungsstellen keinen Schulungsnachweis von internen Auditor:innen fordern, ist dieser nicht zwingend vorgeschrieben. Doch auch Kund:innen können Nachweise anfordern. Professionelle Trainings und Lehrgänge sind in jedem Fall empfehlenswert, um ein effektives, strukturiertes und zielgerichtetes Vorgehen sicherzustellen. Dabei können sich Kandidat:innen gezielt auf bestimmte Audit-Arten wie Prozess-, Produkt- oder Systemaudits spezialisieren. In den Schulungen lernen sie unter anderem, Chancen und Risiken zu identifizieren, Audits zu planen, vorzubereiten und durchzuführen, Berichte zu erstellen, Ergebnisse zu bewerten und Auditschlussfolgerungen zu entwickeln. Auch die Maßnahmenverfolgung durch Follow-up-Audits ist Teil der Aus- und Weiterbildung. 

Unabhängig davon, ob sie allein oder im Team arbeiten, können Auditor:innen auf zahlreiche technologische Hilfsmittel zurückgreifen, die ihre Arbeit erleichtern. Software-Komplettlösungen unterstützen bei der Planung, Durchführung, Dokumentation und Berichterstattung von Audits. Zudem gibt es spezialisierte Tools für das Risiko- und Compliance-Management sowie die Verwaltung auditrelevanter Dokumente. Analyse- und Reporting-Programme tragen zur effizienten Verarbeitung großer Datenmengen, zur Identifikation von Risiken und zur klaren Präsentation der Auditergebnisse bei.  

Die künstliche Intelligenz kann ebenfalls eine entscheidende Rolle spielen, indem sie Routineaufgaben wie die automatisierte Dokumentenprüfung oder die Erkennung systematischer Probleme übernimmt und Lösungsvorschläge macht. Dadurch sind Auditor:innen in der Lage, sich besser auf Maßnahmen zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung zu konzentrieren. In hochregulierten Branchen wie der Automobilindustrie und Medizinprodukten hat sich KI bereits bewährt, indem sie Qualitätsmängel frühzeitig erkennt und Maßnahmen unterstützt, um gesetzliche Vorgaben und höchste Standards einzuhalten.