Rechtssicherheit durch Technical Compliance

Das Thema der Technical Compliance ist durch die Abgasskandale der Automobilkonzerne in das öffentliche Bewusstsein gelangt, tatsächlich greift es aber viel tiefer. Ob Feuerlöscher oder Rauchmelder, die regelmäßig überprüft werden müssen, oder Einhaltung der Betriebsmittelverordnung, jedes Unternehmen unterliegt gesetzlichen Vorschriften im technischen Bereich. Es ist im hektischen Alltag eine Herausforderung und noch dazu zeitlich aufwendig, die Vielzahl der Vorschriften zu überblicken und die erforderlichen Kontrollen fristgerecht zu veranlassen.

Wir haben mit Uwe Hermann von der INMAS GmbH, Spezialist für Normung, Standardisierung und die CE‑Kennzeichnung, darüber gesprochen, wie Unternehmen mit einem Technical Compliance Management System Struktur in die Einhaltung regulatorischer Anforderungen bringen können.

Unter dem Begriff der Compliance (Regeltreue) fasst man alle Bemühungen von Unternehmen zusammen, die regulatorische Konformität sicherzustellen. Konkret geht es darum, nicht gegen Rechtsvorschriften und interne Regulatorien zu verstoßen. Die Definition der Technical Compliance fußt auf der allgemeinen Compliance. Sie konzentriert sich jedoch gezielt auf die Regelkonformität im technischen Bereich. Hermann erklärt: „Jedes Unternehmen, das Immobilien, Geräte und Anlagen besitzt oder betreibt, muss gesetzlichen Anforderungen genügen. Umwelt-, Arbeitsschutz- und Brandschutzvorgaben sind einzuhalten, zum Beispiel Ölabscheider, Öl- und Benzintanks, Tore oder Gabelstapler regelmäßig zu überprüfen und elektrische Anlagen zu kontrollieren. Wer diesen Pflichten nicht nachkommt, geht enorme Haftungsrisiken ein. Im schlimmsten Fall kommt es zum Verlust des Versicherungsschutzes oder der Verhängung von Bußgeldern.“

Unternehmen sehen sich immer vielfältigeren gesetzlichen Anforderungen und komplexeren Technologien gegenüber. In einem Technical Compliance Management System vereint der oder die Verantwortliche verschiedenste Aufgaben zur Einhaltung der rechtlichen und regulatorischen Konformität. Dies kann verschiedene Bereiche wie Technik, Qualität, Nachhaltigkeit oder Umweltschutz umfassen. Die Technical Compliance geht Hand in Hand mit einem bestehenden Qualitäts- und Umweltmanagementsystem, da beide Bereiche große Schnittmengen aufweisen und sich gegenseitig ergänzen. Auch in der Organisation können beide Themen an ähnlichen Stellen angesiedelt sein. Die Wahrscheinlichkeit, dass Versicherungen im Schadensfall leisten, steigt durch ein Qualitätsmanagementsystem. So zeigen Unternehmen, dass sie alles Mögliche unternommen haben, um Schaden abzuwenden, so Hermann.

Ein Technical Compliance Management System zu installieren, ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Solange die einzuhaltenden gesetzlichen Regelwerke überschaubar bleiben, lassen sie sich auch über eine simple Tabellenverarbeitung oder ein Terminsystem verwalten, erklärt der Experte. In vielen Unternehmen fehle jedoch das Bewusstsein für die technische Compliance und damit auch eine zentrale Anlaufstelle, die sich um die Einhaltung der gesetzlichen Regularien kümmert.

Die Einführung eines Technical Compliance Management Systems unter dem Dach eines Qualitätsmanagementsystems kann Unternehmen somit viele Vorteile bieten:

Auch einen möglichen Imagegewinn könnte man als Vorteil ansehen, da das Technical Compliance Management System heute noch nicht in der Masse der Unternehmen verbreitet ist. Hermann betont allerdings, dass Unternehmer die regulatorische Konformität eigentlich als selbstverständlich ansehen sollten.

Die Technical Compliance sollte in die Harmonized Structure (HS) des Unternehmens eingegliedert werden (vormals HLS). Sie befindet sich auf einer Ebene mit anderen Managementsystemen wie Umwelt-, Qualitäts- oder Energiemanagement und gliedert sich so nahtlos in die bereits bestehenden Managementsysteme ein. Die Einrichtung eines Technical Compliance Management Systems erfolgt in mehreren Prozessschritten:

1. Schritt: Verantwortliche Person benennen
   Häufig liegt die Verantwortung für die Technical Compliance bei der technischen Leitung. Diese delegiert die einzelnen Kontrollaufgaben und pflegt die Prüfergebnisse und Kontrolltermine im System.
    
2. Schritt: Bewusstsein für die Bedeutung der Technical Compliance schaffen
   Hermann erklärt, dass die Compliance-Thematik eine Leitungs- und Führungsfunktion ist. Dies entsprechend zu kommunizieren, schafft das Bewusstsein für die übergeordnete Bedeutung der Technical Compliance. Jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter im Unternehmen muss bewusst sein, dass bei der Anschaffung neuer Geräte, dem Bau von Gebäuden oder der Entwicklung neuer Produkte stets das Technical Compliance Management einzubeziehen ist.
    
3. Schritt: IT-Unterstützung anfordern
   Voraussetzung für ein durchdachtes Technical Compliance Management System ist die Unterstützung der IT-Abteilung, die die nahtlose Eingliederung des Systems in die Softwarelandschaft des Unternehmens sicherstellt. Wie ein Technical Compliance Management System technisch konkret umgesetzt wird, hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Bei geringem Umfang können Terminsysteme reichen, um die Vorschriften nachzuverfolgen. Wer die Technical Compliance jedoch professionell angehen möchte, setzt auf ein Compliance-Management-System, das mit der bestehenden Softwarelandschaft verzahnt werden kann. Hierfür gibt es Standardsoftware ebenso wie die Möglichkeit einer individuellen Programmierung, um die Anforderungen des Unternehmens optimal abzudecken.
    
4. Schritt: Daten einpflegen
   Nun gilt es, die erforderlichen Kontrolltermine, technisch zu überprüfende oder zu wartende Geräte, Anlagen, Flüssigkeiten und mehr im System zu pflegen. Dazu lassen sich weitere Informationen wie Bezugsmöglichkeiten oder Standort erfassen. Die hinterlegten Kontrollintervalle sorgen dafür, dass die erforderlichen Compliance-Aufgaben rechtzeitig angestoßen werden. An der Datenpflege können in großen Unternehmen neben dem verantwortlichen Technical Compliance Management weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt sein.
    
5. Schritt: Aufgaben delegieren
   Sobald das Technical Compliance Management System anstehende Aufgaben vermeldet, gibt die verantwortliche Person diese in Auftrag. Sie informiert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des betreffenden Bereichs, damit sie den Expertinnen oder Experten Zugang zur Anlage verschaffen.

In vielen Unternehmen fehlt noch das Bewusstsein für die Bedeutung des Technical Compliance Managements. Erst wenn es zum Schadensfall kommt und das Unternehmen vor einem haftungsrechtlichen und finanziellen Problem steht, rückt die Technical Compliance in den Mittelpunkt. Um Haftungsrisiken zu minimieren, sollten sich Unternehmer jedoch in Eigeninitiative um das Thema kümmern und sich über ihre rechtlichen Verpflichtungen informieren. Einen fundierten Einstieg in die Technical Compliance liefert etwa das Seminar „Technical Compliance Management System (tCMS)“, das Expertenwissen unter Berücksichtigung der aktuellen ISO-Normen vermittelt. So können Unternehmen ein zuverlässiges Technical Compliance Management System einrichten, bei dem alle Anforderungen an die regulatorische Konformität zusammenlaufen.