Betreiberpflichten wahrnehmen und delegieren

Betreiber ist, wer auf das Gebäude oder die gebäudetechnischen Anlagen durch sein tatsächliches, rechtliches oder wirtschaftliches Handeln bei der Planung, Errichtung oder während des Betriebs maßgeblichen Einfluss auf die Funktionsfähigkeit und die Betriebssicherheit nehmen kann und dieses als Garant für die Betriebssicherheit auch nehmen muss (Garantenstellung des Verantwortungsträgers).

Bei Verstößen gegen die Betreiberpflichten drohen dem Betreiber haftungs- und strafrechtliche Konsequenzen. Im Schadensfall muss der Betreiber beweisen, dass alle notwendigen Maßnahmen ergriffen wurden, um Schadeneintritte zu vermeiden. Hierbei spielen Dokumentationen eine wichtige Rolle. Hält der Betreiber sich nicht an die Bedingungen zur Übertragung der Betreiberpflichten, kann ihm juristisch ein Organisationsverschulden vorgeworfen werden und die Betreiberhaftung liegt bei ihm.

Als Betreiber gelten gemäß VDI 3810 Blatt 1 alle natürlichen oder juristischen Personen, die Verantwortung für Anlagen oder Einrichtungen tragen und die Möglichkeit haben, Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit dieser Anlagen zu treffen. Dazu zählen:

• Eigentümer:innen
• Vermieter:innen
• Geschäftsführer:innen
• Inhaber:innen
• Führungskräfte
• Mieter:innen
• Arbeitnehmer:innen
• Dienstleister:innen

Es ist notwendig, sich systematisch und strukturiert einen Überblick über den Bestand der Immobilien und deren sicherheitstechnisch relevante Anlagen und Einrichtungen zu verschaffen. In einem nächsten Schritt sind für diese, in Abhängigkeit von der Nutzung und Genehmigungslage, die jeweiligen Betreiberpflichten aus den gesetzlichen und technischen Regelwerken zuzuordnen. Das sollte einhergehen mit einer Analyse der mit der Nutzung verbundenen Gefährdungen sowie deren Bewertung. Aus diesen Ergebnissen ergibt sich eine Priorisierung der Maßnahmen, die Instandhaltungsaufwand und regelmäßige Kontrollen bzw. Prüfungen umfassen. 

Die Frage lässt sich nicht eindeutig bejahen, aber auch nicht verneinen.  
Da sich Betreiberverantwortung aus unterschiedlichen Regelwerken ableitet, orientieren sich auch Checklisten daran. Das heißt, Versuche, Checklisten zu erstellen, nehmen sich nicht allgemeine Betreiberverantwortung zum Maßstab. Die Erfassung und Bewertung der Betreiberpflichten ist ein Prozess, der strukturiert abgebildet werden sollte. Für Teilschritte ist es sinnvoll, Checklisten zu erarbeiten, die aufgrund sich regelmäßig ändernder gesetzlicher Anforderungen allerdings angepasst werden müssen. Checklisten empfehlen sich für die Bestandserfassung oder die Analyse von Prozessen der Umsetzung der Betreiberverantwortung. Für die Wahrnehmung von Kontrollpflichten, z. B. im Rahmen der Delegation, gibt es eine sehr aktuelle Checkliste aus der VDI-MT 3810 Blatt 1. 

Es gibt zahlreiche spezielle Pflichten für technische Anlagen und Einrichtungen in Gebäuden, die sich im Rahmen der Betreiberverantwortung primär aus den gesetzlichen Anforderungen ableiten. Dazu gehören z. B. Pflichten für lüftungstechnische Anlagen, die aus der Arbeitsstättenverordnung und technischen Regelwerken stammen.

Überwachungsbedürftige Anlagen müssen regelmäßig überprüft werden. Der Betreiber selbst muss nach einer Gefährdungsbeurteilung beurteilen, wie groß die Zeitabstände zwischen den Prüfungen sein müssen und dann die Prüfungen organisieren. Die Prüfungen selbst können durch Dienstleister – z.B. durch TÜV NORD – erfolgen.

In der Praxis wird die Betreiberverantwortung häufig delegiert. Hierfür sind folgende Schritte notwendig:

1. Sorgfältige Auswahl und Feststellung der Eignung der beauftragten Person oder des beauftragten Unternehmens (Fachkunde) 
2. Definition der übertragenen Betreiberpflichten sowie der Dokumentation ihrer Erledigung (Eindeutigkeit der Anweisungen/ Definition der Schutzziele)
3. Dokumentation der Pflichtenübertragung (Schriftform/ Gegenzeichnung)
4. Der beauftragten Person oder dem beauftragten Unternehmen alle Kompetenzen und Mittel zur Erfüllung der Betreiberpflichten zur Verfügung stellen
5. Unterweisung der beauftragten Person oder des beauftragten Unternehmens inklusive Übergabe entsprechender Dokumentation
6. Laufende Überwachung und Kontrolle der Pflichtenerfüllung

Die Überwachung und Kontrolle kann nicht delegiert werden. Aus der ursprünglichen Ausführungspflicht wird eine Aufsichtspflicht.

Auch die Verkehrssicherungspflicht zählt zur Betreiberverantwortung. Der Betreiber ist dazu verpflichtet, Wege, Baustellen und Orte mit Absturzgefahr abzusichern und Gefährdungen durch Glätte im Winter oder matschiges Laub im Herbst zu beseitigen. Gerichte orientieren sich an den verkehrsüblichen Schutzmaßnahmen, wie beispielsweise das Schneeräumen im Winter.

Die Betreiberverantwortung leitet sich aus den Betreiberpflichten direkt ab. Betreiberpflicht und Betreiberverantwortung lassen sich daher nicht getrennt betrachten. Die Pflichten und damit die Betreiberverantwortung können organisatorisch innerhalb eines Unternehmens oder auf Dritte (wie z. B. Unternehmen des Facility Managements) delegiert werden. 

Digitalisierung bietet eine Reihe von Chancen, seine Betreiberpflichten effizienter und sicherer zu organisieren. Angefangen bei einem bereits in der Planungs- und Errichtungsphase genutzten BIM und der damit vorliegenden vollständigen Gebäude- und Anlagendokumentation, lässt sich über die Betriebsdatenerfassung eine wirtschaftlichere und sicherere Instandhaltung gewährleisten. Das diese Vorteile aber auch in einem ersten Schritt Geld kosten, sollte hier nicht verschwiegen werden. Cybersecurity wird spätestens dann beim Immobilienbetrieb zu einem Thema werden, wenn die Vernetzung noch deutlich zunimmt. Das wird in vielen Bestandsimmobilien und Anlagen aber vermutlich in den nächsten Jahren erst sukzessive passieren.